Linee guida di manutenzione

Questa sezione definisce come mantenere ordinata la knowledge base nel tempo.

Quando aggiungere una nuova nota

Aggiungere una nuova nota quando:

• il problema si è presentato più di una volta;
• la procedura è stata testata;
• la soluzione può essere utile in futuro;
• il contenuto non è specifico di una singola commessa;
• la nota riduce ambiguità operative.

Quando non aggiungere una nota

Evitare di aggiungere contenuti quando:

• sono appunti temporanei non verificati;
• contengono dati sensibili;
• riguardano solo un caso isolato senza valore riutilizzabile;
• duplicano contenuti già presenti;
• non indicano una procedura o una decisione.

Come scrivere una procedura

Una procedura deve essere:

• breve;
• sequenziale;
• verificabile;
• priva di ambiguità;
• collegata a eventuali checklist.

Struttura consigliata:

1. contesto;
2. problema o obiettivo;
3. procedura;
4. verifica finale;
5. note operative.

Come aggiornare una decisione

Se una decisione cambia:

1. non cancellare subito la decisione precedente;
2. marcarla come superata o deprecata;
3. aggiungere la nuova decisione;
4. spiegare il motivo del cambiamento;
5. aggiornare eventuali documenti collegati.

Revisione periodica

Ogni revisione dovrebbe controllare:

• link interni;
• contenuti duplicati;
• procedure incomplete;
• note non verificate;
• roadmap;
• changelog.

Regola principale

La knowledge base deve restare utile durante il lavoro reale. Se un contenuto non aiuta a decidere, risolvere o standardizzare, va semplificato o rimosso.